Optimiser votre travail quotidien avec les customs GPT

Votre entreprise est-elle prête à intégrer l'intelligence artificielle et à transformer ses pratiques grâce aux Custom GPTs ? Avec des possibilités d'optimisation du travail et de l'expérience utilisateur, chaque opportunité compte. Dans ce nouvel épisode, Nicolas François, responsable du pôle digital et référent IA à l’Agence Régionale du Tourisme Grand Est, nous rejoint pour partager ses meilleures stratégies pour réussir dans le domaine du tourisme assisté par IA : comprenez les enjeux, répondez aux attentes du secteur et maximisez vos chances de transformer cette technologie en succès économique !

Caroline : Imaginez disposer d'un assistant virtuel sur mesure, capable de saisir vos attentes, de se conformer à votre manière de travailler et d'améliorer la productivité de votre équipe chaque jour ! Dans cet épisode, nous allons plonger dans l'univers passionnant des Customs dans ChatGPT, une fonctionnalité innovante qui permet de personnaliser l'expérience utilisateur en adaptant cette intelligence artificielle à vos besoins spécifiques. Pour nous guider dans cette découverte, nous avons le plaisir d'accueillir Nicolas François, responsable du pôle digital et référent IA au sein de l'Agence Régionale du Tourisme Grand Est. Ensemble, nous allons explorer les applications pratiques des Customs dans le secteur du tourisme, voir comment les créer et comment ils peuvent transformer notre manière de travailler. Nicolas, bonjour !

Nicolas : Bonjour Caroline !

Caroline : Alors, dans un épisode précédent du podcast Explore Grand Est Académie, nous avions vu comment on pouvait bien interagir avec ChatGPT en formulant un bon prompt. Mais aujourd'hui, avec vous, nous allons aller encore plus loin puisqu'on va découvrir l'usage des customs. Alors, pour commencer, est-ce que vous pouvez me donner une brève définition de ce qu’est un custom ?

Nicolas : Alors, un Custom GPT, comme son nom l'indique, c'est un GPT qui va être customisé, mais c'est surtout une fonctionnalité de ChatGPT accessible dès qu'on a un abonnement payant. Et c'est un peu comme un assistant personnel programmé qui va vous aider dans une tâche précise. Et plutôt que de tout rédiger à ChatGPT, à chaque fois qu'on s'en sert, on va se créer une sorte de profil un peu sur mesure qui va comprendre nos besoins immédiatement. En tout cas, plus rapidement, avec des bases de connaissances spécifiques qu’on peut lui attacher.

Caroline : Donc c'est ça l'intérêt, en plus par rapport à une utilisation simple, entre guillemets, de ChatGPT ?

Nicolas : C'est vraiment l'intérêt ! Et on a aussi pas mal de limites, finalement, quand on utilise ChatGPT au quotidien. Quand on lance une conversation, si on a bien suivi l'épisode précédent, on a les bonnes bases du prompt, on lui donne tout ce qu'on veut : le contexte, son rôle, et on discute… Et on sait peu, d'ailleurs, que plus on va discuter avec lui dans cette même conversation, il ne va pas garder tout en mémoire tout le temps. Il va faire un résumé au fur et à mesure, faire des synthèses de synthèses. À la fin, si on gardait notre même conversation, on serait un peu éloigné de notre demande initiale. Avec le Custom, c'est finalement la possibilité d'avoir tout de suite quelque chose, un profil déjà prédéfini.

Caroline : Donc déjà, c'est un gros gain de temps, j'ai l'impression !

Nicolas : Moi, c'est vraiment pour ça que je l'utilise d'ailleurs et qu'on l'utilise beaucoup. C'est un gain de temps et c'est une cohérence aussi dans une utilisation au sein de l'entreprise. Là, ça nous permet vraiment de structurer les choses.

Caroline : D'accord, alors pour qu'on comprenne bien, est-ce que vous pouvez nous donner un exemple concret d'utilisation ?

Nicolas : Oui, on pourrait partir sur un custom GPT dédié à l'événementiel dans un hôtel, qui pourrait par exemple faciliter l'organisation d'événements en assistant les équipes internes et en structurant les échanges avec les prestataires. Concrètement, qu'est-ce que pourrait faire le custom GPT ? Il pourrait répondre aux questions des clients sur les salles, les différentes dispositions, les tarifs, les formules. Il pourrait aider à générer des demandes de devis, par exemple, ou proposer même, avec un peu de guillemets, des agencements de salles, voire des scénarios adaptés à l'événement demandé. Par contre, pour être efficace, il va falloir lui donner de la matière. Et c'est là que la base de connaissances rentre en jeu : lui donner les fiches techniques des salles, les tarifs, les foires aux questions qu'on peut avoir, les événements, et aussi les modèles et devis des contacts, par exemple des prestataires dont on fait appel.

Caroline : Très bien, est-ce que vous auriez un autre exemple à nous donner ?

Nicolas : Oui, on pourrait partir dans les offices de tourisme, par exemple, qui ont beaucoup de questions et qui ont aussi souvent des saisonniers, voire des salariés dans l'entreprise. Et là, on pourrait se créer un Custom GPT qui devient une sorte d'assistant pour les aider à répondre aux questions les plus courantes, et des visiteurs aussi, en direct. Là, on pourrait fournir des infos sur les offres touristiques, les hébergements, les activités, expliquer les services de l'office, la billetterie. Et c'est surtout là le nerf de la guerre ! C'est d'avoir les bonnes données, encore une fois, et la fameuse base de connaissances. Parce que là, on va pouvoir le nourrir avec les offres locales, les FAQ, ou les différentes demandes courantes. Le plus important, je trouve, dans un custom, c'est que ça va vraiment aider à augmenter l'efficacité de chaque salarié dans l'entreprise, à répondre plus facilement à leurs demandes, et surtout pas à les remplacer, d'ailleurs. Parce que ce sont souvent des choses qu'on entend.

Caroline : Alors, ce qui va être important, vous l'avez dit à plusieurs reprises, c'est de le nourrir avec les bonnes données ! Alors justement, comment on le structure ? Comment on fait pour le créer, pour le structurer ce custom ?

Nicolas : Alors, c'est super simple au final, parce que vous allez sur l'espace custom, créez mon propre custom, vous aurez besoin de lui donner un nom et un descriptif, mais c'est surtout pour vous, pour vous y retrouver ou si vous le partagez. Donc là, il faut juste que ça soit cohérent. Et derrière, vous allez lui donner des instructions. Donc si vous avez encore une fois bien suivi l'épisode sur le prompt, vous allez lui donner un prompt structuré avec ce que vous attendez de lui : un détail très clair, son rôle, son contexte, le format, le ton que vous voulez qu'il utilise. La petite différence, c'est les fameuses bases de connaissances que vous allez pouvoir lui associer. Et vous pourrez lui mettre quasiment toutes sortes de documents. Ça va du document Word au document PDF, même à l'Excel. Alors, avec un petit bémol, il a du mal avec des tableaux très complexes. Clairement, il sera plus à l'aise avec des documents type PDF structurés. Donc pour un office de tourisme, une brochure PDF, c'est parfait. Il va pouvoir vraiment, vraiment s'y retrouver !

Caroline : Je peux lui donner des images aussi ?

Nicolas : On peut lui donner des images, mais pour le coup, ce n'est pas très recommandé. Si vraiment vous avez des images, il faudrait plutôt les faire analyser avant. Ce n'est pas le plus adapté, mais c'est possible.

Caroline : Est-ce qu'il y a des pièges à éviter, des choses à ne pas faire ?

Nicolas : Oui, plusieurs points d'intention. C'est quand même très proche des points d'intention qu'on a quand on rédige un prompt, parce que ça reste du prompt et de l'instruction. Donc il faut vraiment lui dire ce qu'on attend de lui, les instructions, son rôle, son contexte. La base de connaissance, elle est essentielle. Quand on veut en associer une, elle doit être bien structurée. Si on intègre trop de documents, c'est aussi un problème. À un moment donné, il va potentiellement avoir du mal à s'y retrouver. Attention toujours aux biais et erreurs, l'utilisation ne les empêche pas. ChatGPT a des biais, peut halluciner. Lui donner une bonne instruction va limiter les choses, mais elles seront toujours présentes quand même. Attention aussi aux données sensibles, encore une fois. Comme sur ChatGPT, si dans votre base de connaissances vous commenciez à mettre, par exemple, une base de CV que vous avez retrouvée, eh bien non, c'est vraiment à éviter dans ce type d'usage.

Caroline : Oui, alors vraiment un point de vigilance effectivement sur les données, on a bien entendu. Ce qui arrive aussi avec ChatGPT, c'est qu'on lui demande toujours les mêmes tâches, les mêmes actions. Est-ce qu'on peut automatiser avec un custom ?

Nicolas : Alors non, le custom n'a pas d'automatisation. C'est pour ça que vous parlez un peu d'agents métiers, on n'est pas dans l'agent IA autonome, on en entend parler, mais il n'y a pas d'automatisation. Mais ça va vraiment vous aider à créer des agents pour des tâches récurrentes. Ça oui ! Les tâches répétitives, ça va vous aider, vous allez pouvoir vous créer, par exemple, votre custom pour les réseaux sociaux, pour gérer vos réseaux dans votre structure, mais on n'a vraiment pas d'automatisation. Et pas d'automatisation non plus sur la base de connaissances. La base de connaissances, d'ailleurs, c'est important, c'est une base qui doit vivre. Vous allez avoir de nouvelles offres qui vont arriver, vous allez peut-être avoir sur les réseaux sociaux de nouveaux posts qui ont performé et que vous voulez donner en exemple. Il va falloir vraiment toujours alimenter cette base de connaissances, mais aussi alimenter et affiner votre prompt, votre instruction de ce custom.

Caroline : Oui, donc c'est du travail quand même, ça ne se fait pas tout seul...

Nicolas : Non, non, ça ne se fait pas tout seul.

Caroline : Et alors sur l'automatisation, on aura bientôt un épisode dédié, donc voilà, on pourra y revenir. J'imagine qu'il existe de nombreux autres usages des Customs ?

Nicolas : Je pense que c'est quasiment infini... C'est quasiment infini, parce que chaque action, chaque mission que l'on peut mener, chaque action récurrente, chaque métier, a un custom. Que ce soit pour des avis clients, la gestion d’E-réputation, ou avoir une base de documents administratifs dans sa structure. Je pense surtout que demain, chaque salarié pourra, même devra, avoir son custom, ses custom GPT spécifiques métiers pour l'augmenter et l'aider dans son travail au quotidien. Clairement, on le voit, c'est déjà le cas ! Et demain, d'ailleurs, certains disent que ça sera même peut-être adossé à une fiche de poste. Les customs sont une première étape et ça fera, je pense, vraiment la différence demain. Et l'essentiel, c'est vraiment de toujours, quoi que vous fassiez avec ces customs, de les tester et de les ajuster. Et vous verrez vraiment la différence dans votre quotidien, j'en suis convaincu !

Caroline : Oui, ça va booster l'expertise, en fait, c'est ça ?

Nicolas : Exactement.

Caroline : Très bien, merci Nicolas. Alors je retiens les bonnes pratiques.

1. J'identifie les tâches que je réalise régulièrement sur ChatGPT puis je teste ! Cela me permet d'adapter l'utilisation des customs pour qu'ils répondent parfaitement à mes besoins.
2. Je m'assure de créer des customs augmentés adaptés à chaque métier au sein de mon équipe. Il est essentiel de penser collectivement et de mettre ces customs à disposition de toutes et tous afin que chacun puisse en bénéficier et gagner en efficacité.
3. J'affine mes customs. Je n'oublie pas qu'ils doivent être dynamiques. Je prends le temps de les faire évoluer en fonction des retours et des usages pour qu'ils restent toujours pertinents et utiles.

Encore merci Nicolas et à bientôt donc ! Et merci à vous pour votre écoute ! Pour ne rien manquer des conseils de nos experts, pensez à vous abonner à notre chaîne de podcast Explore Grand Est Académie. N'oubliez pas de mettre des étoiles si cet épisode vous a été utile !

Voix Off : « C'était Adopter les bonnes pratiques, un podcast de l'Agence régionale du tourisme Grand Est. Rendez-vous dans 15 jours pour un nouvel épisode ! »

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